Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Vantevo verwerkt, waar die vandaan komen, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Dat geldt als je onze website bezoekt, ons contactformulier invult of mailt, als je een zakelijke e-mail van ons hebt ontvangen, als je met ons belt of door ons wordt gebeld, en als je (contactpersoon van) een klant bent.

1. Wie zijn wij?

Vantevo is een handelsnaam van de eenmanszaak van Maarten Mulder. Vantevo is verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze privacyverklaring (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG).

• Vantevo
• Enkhuizerzand 39, 1274 HT Huizen
• KvK: 86126482
• Btw-id: NL004194501B24
• E-mail: hallo@vantevo.nl

Vantevo heeft geen functionaris gegevensbescherming (FG). Voor vragen over privacy mail je naar hallo@vantevo.nl.

2. Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke grondslag?

2.1 Je bezoekt onze website

Onze website wordt gehost door Netlify. Om de website aan je te tonen, verwerkt Netlify gegevens die je apparaat automatisch meestuurt, zoals je IP-adres.

• Doel: de website beschikbaar, veilig en goed werkend houden.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): een werkende en beveiligde website.
• Bewaartermijn: Netlify houdt technische logs bij van haar systemen. Daarin kan ook je IP-adres staan. Volgens de verwerkersovereenkomst van Netlify kunnen die logs maximaal 90 dagen online en daarna maximaal 1 jaar offline worden bewaard.

Wij gebruiken op onze website geen analytics, geen trackingtools en geen cookies. Daarom tonen we ook geen cookiebanner. Het lettertype (Inter) staat op onze eigen server, dus daarvoor worden geen gegevens naar externe partijen zoals Google Fonts gestuurd. We gebruiken geen externe embeds die cookies plaatsen, en er is op de website geen tool om afspraken in te plannen.

2.2 Je vult ons contactformulier in of mailt ons

Via het contactformulier verwerken we de gegevens die je zelf invult: je naam, de naam van je bedrijf en je e-mailadres (verplicht), je telefoonnummer (optioneel), waar je interesse in hebt (websites, chatassistent of video's; optioneel) en je bericht (verplicht). Mail je ons rechtstreeks, dan verwerken we je e-mailadres, je naam en wat je in je bericht zet.

• Doel: je vraag beantwoorden, contact met je opnemen en, als je daarom vraagt, een offerte uitbrengen.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): vragen van (potentiële) klanten beantwoorden. Vraag je om een offerte, dan is de verwerking nodig voor stappen die je vóór het sluiten van een overeenkomst wilt zetten (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Verplicht? Je hoeft het formulier niet te gebruiken; je kunt ons ook mailen. Zonder de verplichte velden kunnen we je bericht via het formulier niet ontvangen.
• Spamcontrole: alle formulierinzendingen worden door Netlify gecontroleerd op spam met de dienst Akismet (Automattic, Inc., Verenigde Staten). Daarvoor worden de gegevens uit je inzending door Akismet verwerkt.
• Bewaartermijn: komt er geen vervolg op je aanvraag, dan bewaren we je gegevens 1 jaar. Daarna verwijderen we ze zelf, ook uit het formulierenoverzicht bij Netlify. Word je klant, dan gelden de termijnen in 2.4.
• AI-software: e-mail die bij ons binnenkomt, verwerken we ook met AI-software (Grok Bot, zie paragraaf 3 en 4). Zo sorteren we de mail, vatten we die samen en maken we concepten voor antwoorden. Een mens beslist altijd wat er verstuurd wordt. Bijlagen openen we daarbij niet.

2.3 Je hebt een zakelijke e-mail van ons ontvangen (outreach)

Vantevo stuurt zakelijke e-mails naar bedrijven om onze diensten onder de aandacht te brengen. Daarvoor verwerken we zakelijke contactgegevens.

• Welke gegevens: je naam, je zakelijke e-mailadres op het domein van je bedrijf, de naam van het bedrijf, je functie, de website en sector van het bedrijf, het KvK-nummer en het zakelijke telefoonnummer. Per contact leggen we ook vast uit welke bron de gegevens komen en op welke datum we ze hebben verzameld. We bewaren geen postadres van je. We gebruiken alleen e-mailadressen op het domein van een bedrijf. Hebben we contact met je gehad (per e-mail of telefoon), dan leggen we ook de zakelijke uitkomst van dat contact vast, zoals je bezwaren tegen ons aanbod, de reden waarom het niet doorging en wat wij ervan leren. Daarin komen geen oordelen over jou als persoon en geen privégegevens. Deze gegevens komen uit het contact zelf, bij een telefoongesprek uit het transcript ervan (zie 2.6).
• Bron: deze gegevens hebben we niet van jou zelf gekregen. Ze komen uit de volgende bronnen:

  Bron	Openbare bron?
  De website van je bedrijf	Ja
  Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK)	Ja, openbaar register
  Apollo (Apollo.io, een dienst van ZenLeads, Inc., Verenigde Staten)	Nee, een commerciële database van een derde partij

• Wanneer informeren we je? In de eerste e-mail die we je sturen, staat een link naar deze privacyverklaring. Zo kun je vanaf het eerste contact lezen wie we zijn, waar we je gegevens vandaan hebben en welke rechten je hebt (artikel 14 AVG).
• Over Apollo: Apollo bepaalt zelf welke gegevens in zijn database staan en is daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wil je weten welke gegevens Apollo van je heeft, of wil je daar bezwaar tegen maken, kijk dan in de privacyverklaring van Apollo (www.apollo.io/privacy-policy) of mail privacy@apollo.io. Bij Vantevo kun je altijd terecht via hallo@vantevo.nl.
• Doel: bedrijven benaderen met een aanbod van onze diensten en reacties opvolgen. Voordat we iemand mailen, controleren we of het e-mailadres geldig is. De zakelijke uitkomst van het contact gebruiken we om onze aanpak en ons aanbod te verbeteren.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): ons belang is het werven van zakelijke klanten. We beperken ons tot zakelijke contactgegevens. Elk bericht vermeldt onze echte bedrijfsnaam en ons postadres en bevat een manier om je af te melden. We sturen per contact maximaal drie e-mails. Op dezelfde grondslag leggen we de zakelijke uitkomst van het contact vast: ons belang is het verbeteren van onze aanpak en ons aanbod.
• AI-software: bij het verwerken van deze gegevens gebruiken we ook AI-software (Grok Bot, zie paragraaf 3 en 4). Daarbij gaat het alleen om de gegevens die hierboven staan, niets daarbuiten. Antwoord je op onze e-mail, dan geldt voor je antwoord ook wat in 2.2 staat over e-mail die bij ons binnenkomt.
• Afmelden en bezwaar: je kunt je altijd afmelden via de afmeldregel in de e-mail of via hallo@vantevo.nl. Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing (artikel 21 lid 2 AVG). Meld je je af of maak je bezwaar, dan sturen we je geen e-mails meer en gebruiken we je gegevens daar niet meer voor.
• Bewaartermijn:
  • Reageer je niet, dan verwijderen we je gegevens 12 maanden nadat we ze hebben verzameld.
  • Reageer je wel, maar word je geen klant, dan verwijderen we je gegevens 1 jaar na het laatste contact.
  • Meld je je af voor e-mail, dan zetten we alleen je e-mailadres blijvend op onze blokkeerlijst. Vraag je telefonisch om niet meer gebeld te worden, dan bewaren we alleen je telefoonnummer blijvend op een afzonderlijke blokkeerlijst. Bij een bezwaar tegen alle direct marketing blokkeren we beide kanalen voor zover we die contactgegevens hebben. Deze minimale gegevens gebruiken we alleen om je bezwaar te blijven respecteren, niet voor verkoop of leren. Andere gegevens verwijderen we, behalve voor zover we ze voor een ander geldig doel moeten bewaren. Grondslag voor de blokkade: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), om je bezwaar blijvend te respecteren.
  • Word je klant, dan gelden de termijnen in 2.4.

2.4 Je bent klant of contactpersoon van een klant

• Welke gegevens: naam, zakelijke contactgegevens (e-mail, telefoon, adres), bedrijfsgegevens, gegevens over de opdracht, correspondentie, en factuur- en betaalgegevens.
• Bron: van jou of je organisatie zelf.
• Doel: de overeenkomst uitvoeren (offerte, uitvoering, oplevering, support, abonnementen), facturen sturen en betalingen verwerken, en voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Ben je contactpersoon van een klant, dan is de grondslag gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): contact met onze klant onderhouden. Voor de administratie geldt een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
• Bewaartermijnen: klantcorrespondentie 2 jaar na het einde van de samenwerking. Administratie, zoals facturen, 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Meer over facturen en administratie lees je in 2.5, en over telefoongesprekken in 2.6.

Let op: maakt Vantevo voor een klant een chatassistent of website, dan verwerken we soms persoonsgegevens van de bezoekers of klanten van die klant. Dat doen we als verwerker in opdracht van de klant. Voor die gegevens is de klant verantwoordelijk; daarover lees je in de privacyverklaring van de klant.

2.5 Facturen en administratie

Voor offertes, facturen en onze administratie gebruiken we Moneybird (zie paragraaf 3). Ook online betalingen en automatische incasso lopen via Moneybird, met betaalpartner Adyen (zie hieronder).

• Welke gegevens: je naam, de naam van je bedrijf, je adres, je e-mailadres, het KvK-nummer en het btw-nummer, gegevens over offertes en facturen, en betalingen.
• Bron: van jou of je organisatie zelf.
• Doel: offertes en facturen maken en versturen, betalingen bijhouden en onze administratie voeren. Ook facturen en bonnen van onze eigen leveranciers zetten we in Moneybird. Die sturen we per e-mail door naar Moneybird.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, of stappen die je vóór een overeenkomst wilt zetten, zoals een offerte (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor de administratie geldt een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
• Bewaartermijn: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
• Betalen en automatische incasso via Moneybird en Adyen: je betaalt een factuur online via Moneybird, bijvoorbeeld met iDEAL | Wero. Bij automatische incasso geef je eenmalig een machtiging, met een eenmalige betaling via iDEAL | Wero, Apple Pay, Google Pay of creditcard. De betaling loopt via Adyen N.V. (Amsterdam), de betaalpartner van Moneybird. Daarbij gaat het om deze gegevens: je naam, je IBAN of kaartgegevens, het bedrag, het factuurnummer en je machtiging. Moneybird verwerkt ze als verwerker in onze opdracht. Adyen is een bank onder toezicht van De Nederlandsche Bank. Voor het uitvoeren van de betaling en voor zijn wettelijke plichten, zoals controle op fraude en witwassen, bepaalt Adyen zelf wat er met je betaalgegevens gebeurt (Adyen is daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke). Hoe Adyen met je gegevens omgaat, lees je in de privacyverklaring van Adyen: adyen.com/policies-and-disclaimer/privacy-policy. Wij krijgen terug of en wanneer je hebt betaald. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en, voor de administratie, onze wettelijke bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG). Wat wij over je betaling bewaren, valt onder de 7 jaar hierboven.

2.6 Telefoongesprekken

We bellen en worden gebeld via Twilio (telefoonnummer en verbinding) en een spraakagent van Retell. De stem van de spraakagent komt van ElevenLabs, een subverwerker van Retell (zie paragraaf 3 en 4). Chloé, onze digitale assistent, belt je voor een eerste gesprek alleen als je zelf een belafspraak hebt ingepland, op het nummer dat je daarbij opgaf. Tijdens een gesprek kun je ook vrijwillig een terugbel- of vervolgafspraak met ons maken. We bellen je dan op het afgesproken moment en nummer. Annuleer je de afspraak, dan bellen we niet.

• Belafspraak inplannen: een belafspraak plan je zelf in via onze boekingspagina. Die draait op Google Agenda (Google Workspace, zie paragraaf 3 en 4). Daarbij verwerken we je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer en de tijd die je kiest. Doel: de belafspraak plannen en je op dat moment bellen. Grondslag: stappen die je vóór een eventuele overeenkomst wilt zetten (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om vragen van (potentiële) klanten te beantwoorden (artikel 6 lid 1 sub f AVG). De afspraak en de gegevens die je daarbij invult, bewaren we zo lang als je andere gegevens als lead (zie 2.2 en 2.3). Word je klant, dan gelden de termijnen in 2.4. Je kunt de afspraak altijd annuleren.
• Een vervolg afspreken: tijdens een gesprek kun je samen met ons een concrete dag en tijd afspreken om terug te bellen of een andere afgesproken stap op te volgen. We leggen vast wat de stap is, wanneer die plaatsvindt, of de afspraak nog gecontroleerd moet worden of al in de agenda staat, of je bevestigingsadres is gecontroleerd en, indien beschikbaar, een verwijzing naar de afspraak. In de testweek controleren en plannen we dit met de hand in Google Agenda; er is geen automatische agendakoppeling. Je bevestiging wordt intern gecontroleerd en pas na akkoord van Maarten verstuurd. De benodigde gegevens verwerken we via Retell, Google Agenda en onze interne werkplek Notion (zie paragraaf 3). We nemen geen gespreksinhoud op in de agenda. Doel: de afspraak correct plannen, bevestigen en opvolgen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), om de door jou gewenste opvolging goed uit te voeren. Je hoeft geen vervolgafspraak te maken en kunt die altijd annuleren. Deze afspraakgegevens bewaren we volgens de bestaande leadtermijn: bij een reactie één jaar na het laatste contact (zie 2.2 en 2.3). Word je klant, dan gelden de termijnen in 2.4.
• Opnemen: we nemen telefoongesprekken met leads en klanten op. Daarna schrijven we het gesprek uit (transcript) en maken we een samenvatting. Dat melden we aan het begin van elk gesprek. Wil je niet dat het gesprek wordt opgenomen? Zeg het aan het begin. Dan stoppen we het gesprek en verwijderen we wat al is opgenomen.
• Welke gegevens: je telefoonnummer, wat je in het gesprek zegt (zoals je naam en de naam van je bedrijf), de opname van het gesprek met je stem, het transcript, de samenvatting, en gegevens over het gesprek zelf, zoals datum, tijd en duur.
• Doel: het gesprek goed vastleggen en opvolgen. Uit het transcript halen we ook de zakelijke uitkomst van het gesprek (zoals bezwaren, de reden waarom het niet doorging en wat wij ervan leren), om onze aanpak en ons aanbod te verbeteren. Geen oordelen over jou als persoon en geen privégegevens. Die uitkomst bewaren we zo lang als je andere gegevens als lead (zie 2.3).
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): het gesprek goed vastleggen en opvolgen. Ben je klant, dan gebruiken we het gesprek ook voor de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Bezwaar: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het opnemen, uitschrijven en samenvatten van het gesprek (artikel 21 AVG). Dat kan aan het begin van het gesprek. Je kunt ook later bezwaar maken via hallo@vantevo.nl. Wil je niet meer gebeld worden, zeg dat dan tijdens het gesprek of mail ons. We stoppen dan met bellen voor marketing en bewaren alleen je telefoonnummer om dat te blijven respecteren (zie 2.3). Tijdens het gesprek houden we alleen tijdelijk bij hoe vaak je nee zegt, zodat we de stopgrens respecteren; die teller verwijderen we direct na het gesprek en bewaren we niet in je profiel.
• Bewaartermijnen:
  • De opname bewaren we 3 maanden.
  • Het transcript bewaren we uiterlijk 3 maanden; we verwijderen het eerder zodra de samenvatting klaar en gecontroleerd is.
  • De samenvatting bewaren we zo lang als je andere gegevens als lead (zie 2.2 en 2.3). Word je klant, dan bewaren we de samenvatting zo lang als de klantcorrespondentie: 2 jaar na het einde van de samenwerking (zie 2.4).

3. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We gebruiken de onderstaande diensten. Netlify, Google Workspace, Notion, Slack, Instantly, Moneybird, Twilio en Retell verwerken de gegevens als verwerker in onze opdracht; met hen hebben we een verwerkersovereenkomst. Sommige van hen schakelen zelf weer een andere partij in (een subverwerker), zoals ElevenLabs voor Retell. Voor Grok Bot hebben we op dit moment geen verwerkersovereenkomst; zie de tabel en de uitleg eronder. Adyen, de betaalpartner van Moneybird, is voor de betaling zelf geen verwerker: Adyen bepaalt als bank zelf wat er met de betaalgegevens gebeurt (zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke) en heeft een eigen privacyverklaring.

Via Grok Bot verwerken we alleen de zakelijke gegevens van leads uit paragraaf 2.3 en e-mail die bij ons binnenkomt (paragraaf 2.2), niets daarbuiten. Gegevens van klanten verwerken we niet via Grok Bot totdat we een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst hebben.

Netlify gebruikt ook eigen subverwerkers in de VS, zoals Amazon Web Services (infrastructuur) en Automattic, Inc. (Akismet, spamfilter).

Voor outreach gebruiken we daarnaast gegevens uit de database van Apollo (zie 2.3). Apollo is daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker van Vantevo.

We kunnen gegevens ook verstrekken als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal van onze dienstverleners zit in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens (zie de tabel). Voor Netlify, Google Workspace (Gmail en Google Agenda), Notion, Slack, Instantly, Twilio en Retell gebeurt de doorgifte met een van deze waarborgen uit de AVG:

• EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF): voor Amerikaanse organisaties die daarvoor zijn gecertificeerd, heeft de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit genomen (artikel 45 AVG).
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie (artikel 46 AVG).
• Binding Corporate Rules van de leverancier, goedgekeurd door de toezichthouders (artikel 46 en 47 AVG).

Google Workspace (Gmail en Google Agenda): Google LLC is gecertificeerd onder het DPF. Voor doorgifte naar de VS gebruikt Google het DPF. Geldt dat niet meer, dan gelden de SCC's uit de verwerkersvoorwaarden van Google.

Telefoongesprekken: Twilio is gecertificeerd onder het DPF. Retell is dat niet; voor Retell gebeurt de doorgifte met de SCC's uit de verwerkersovereenkomst van Retell. ElevenLabs levert de stem als subverwerker van Retell en is gecertificeerd onder het DPF. Moneybird verwerkt je gegevens alleen binnen de EER; daar is geen doorgifte buiten de EER.

Betalingen: online betalingen en automatische incasso lopen via Moneybird (alleen binnen de EER) en de betaalpartner Adyen. Adyen is gevestigd in Nederland en is als bank zelf verantwoordelijk voor de betaalgegevens die het voor de betaling verwerkt. Gaan gegevens via Adyen in sommige gevallen naar een land buiten de EER, bijvoorbeeld naar een groepsmaatschappij of een dienstverlener van Adyen, dan gebruikt Adyen daarvoor standaardcontractbepalingen (SCC's) (zie de privacyverklaring van Adyen).

Grok Bot: de gegevens van leads en de e-mail die bij ons binnenkomt, die we via Grok Bot verwerken, worden verwerkt en opgeslagen in de Verenigde Staten. Voor ons huidige consumentenabonnement is er geen verwerkersovereenkomst, en we kunnen voor dit abonnement geen van de waarborgen hierboven aantonen. De doorgifte naar de VS gebeurt onder de standaardvoorwaarden van de aanbieder. Gegevens van klanten gaan pas via Grok Bot als we een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst hebben; dan passen we deze paragraaf aan.

Wil je meer weten over deze waarborgen of een kopie ervan ontvangen? Mail ons via hallo@vantevo.nl.

5. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Onze website gebruikt een beveiligde verbinding (https). Op al onze accounts waar de dienst dat aanbiedt, gebruiken we tweestapsverificatie. We schonen gegevens elke maand op volgens de bewaartermijnen in deze verklaring.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

We gebruiken AI-software als hulpmiddel. We nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking (zoals profilering) zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je hebben.

7. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage: weten welke gegevens we van je hebben en een kopie krijgen.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je gegevens laten verwijderen.
• Beperking: het gebruik van je gegevens tijdelijk laten beperken.
• Overdraagbaarheid: gegevens die je zelf aan ons hebt gegeven in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten doorsturen, als we ze verwerken op basis van een overeenkomst of toestemming.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik voor direct marketing (zoals onze outreach-e-mails) kun je altijd bezwaar maken; daarna gebruiken we je gegevens daar niet meer voor. Je kunt ook bezwaar maken tegen het opnemen van een telefoongesprek (zie 2.6).

Stuur je verzoek naar hallo@vantevo.nl. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen. We reageren zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen één maand. Die termijn kan in bijzondere gevallen met twee maanden worden verlengd; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten (artikel 12 lid 3 AVG). Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals de administratie, kunnen we niet eerder verwijderen.

Bij de verwerkingen in deze verklaring vragen we geen toestemming. Doen we dat later wel, dan kun je die toestemming altijd intrekken.

8. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via hallo@vantevo.nl. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe diensten gaan gebruiken. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.